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Seit Januar 2014 gelten neue Regelungen bei der
Abrechnung von Reisekosten. Nachdem in der letz-
ten Ausgabe unserer Kanzleizeitung über den im
neuen Reisekostenrecht vorherrschenden Begriff
der ersten Tätigkeitsstätte berichtet wurde, sollen
jetzt die Neuerungen bei den Verpflegungspau-
schalen sowie bei der doppelten Haushaltsführung
näher betrachtet werden.
Reisekosten setzen sich zusammen aus:
a) Fahrtkosten
b) Verpflegungsmehraufwendungen
c) Übernachtungskosten und
d) Reisenebenkosten.
a) Fahrtkosten
Die Aufwendungen für Dienstfahrten, die nicht
Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeits-
stätte sind, können wie bisher in tatsächlicher
Höhe oder aber auch mit pauschalen Kilometersät-
zen (bei PKW 0,30 € pro gefahrenen km) angesetzt
werden.
b) Verpflegungsmehraufwendungen
Wie bisher ist auch ab 2014 die steuerliche Berück-
sichtigung von Verpflegungsmehraufwendungen
nur in Form von Pauschbeträgen zulässig. Ein Ein-
zelnachweis der Verpflegungskosten durch Rech-
nungsbelege ist wie bisher ausgeschlossen.
Ab 2014 gelten allerdings nur noch zwei statt bisher
drei zeitlich gestaffelte Verpflegungspauschalen:
• bis einschließlich 8 Stunden : 0 €
• mehr als 8 Stunden
: 12 €
• mindestens 24 Stunden
: 24 €
Der Verpflegungspauschbetrag ist ab 2014 zwin-
gend zu kürzen, wenn dem Arbeitnehmer während
seiner Auswärtstätigkeit vom Arbeitgeber oder auf
dessen Veranlassung von einem Dritten eine Mahl-
zeit zur Verfügung gestellt wird.
• 20 % Kürzung der vollen Tagespauschale
für ein Frühstück
• 40 % Kürzung für ein Mittag- oder
Abendessen
Die bis 2013 mögliche Kürzung mit dem günstigen
Sachbezugswert ist ab 2014 nicht mehr möglich.
c) Übernachtungskosten
Bei den Übernachtungskosten hat sich an den bis-
herigen Grundsätzen und steuerfreien Vergütungs-
bzw. Abzugsbeträgen nichts geändert. Wie bisher
müssen die Kosten durch Übernachtungsbelege
nachgewiesen werden. Allerdings darf der Arbeit-
geber pro Inlandsübernachtung einen Pauschal-
betrag in Höhe von 20 € an seinen Arbeitnehmer
steuer- und sozialversicherungsfrei auszahlen.
d) Reisenebenkosten
Bei den Reisenebenkosten (z. B. Kosten für die Be-
förderung und Aufbewahrung von Gepäck, Garage,
Parkplatz) haben sich grds. keine Änderungen er-
geben. Diese können wie bisher auf Nachweis steu-
er- und sozialversicherungsfrei ausgezahlt werden.
Änderungen bei der doppelten
Haushaltsführung ab 2014
Wie bisher können die Kosten für eine auswärti-
ge Zweitwohnung im Rahmen der doppelten Haus-
haltsführung als Werbungskosten steuerlich gel-
tend gemacht werden.
Alternativ kann der Arbeitgeber die Aufwendungen
steuer- und sozialversicherungsfrei ersetzen. Neu
ist, dass im Inland die Kosten für die Zweitwoh-
nung nur bis zu einer festen Obergrenze in Höhe
von 1.000 Euro als Werbungskosten anerkannt
werden.
Wirtschaftliche Auswirkungen der neuen
Reisekostenpauschalen
Insbesondere bei den Außendienstlern ermöglicht
das neue Reisekostenrecht ab 2014 bei den Ver-
pflegungsmehraufwendungen höhere Vergütungs-
sätze, über die sich viele Arbeitnehmer freuen
können, zumal diese Beträge steuer- und sozial-
versicherungsfrei durch den Arbeitgeber an den Ar-
beitnehmer ausgezahlt werden können.
Aber wie so oft gibt es auch eine Kehrseite der po-
sitiven Betrachtung: Höhere Vergütungssätze be-
deuten eine Mehrbelastung für den Arbeitgeber,
wobei in den meisten Fällen diese Beträge nicht
oder nur teilweise über die Preise abgewälzt wer-
den können.
Eine behutsame Überprüfung des Reisekostener-
satzes ab 2014 unter Abwägung der Interessen
aller Beteiligten scheint zumindest in bestimmten
Branchen empfehlenswert zu sein.
Tipp für den Arbeitnehmer
Sollten nicht die höchstmöglichen Vergütungs-
sätze vom Arbeitgeber erstattet werden, so
kann die Differenz als Werbungskosten in der
persönlichen Einkommensteuererklärung an-
gesetzt werden.
Im Detail birgt das neue Reisekostenrecht für den
Arbeitgeber Risiken in steuerlicher und sozialversi-
cherungsrechtlicher Hinsicht.
In Zweifelsfällen sollten Sie fachmännischen Rat
einholen.
Gerne sind wir für Sie da.
Neu ist auch, dass bei Reisen mit Übernachtung
sowohl für den An- als auch für den Abreisetag eine
Verpflegungspauschale von 12 € angesetzt werden
kann, ohne dass es einer zeitlichen Mindestabwe-
senheit an diesen Tagen bedarf.
Praxisbeispiel
Ein Außendienstmitarbeiter unternimmt von
Montag (Beginn 20.00 Uhr) bis Mittwoch (Ende
13.30 Uhr) eine berufliche Dienstreise.
Lösung: Der Arbeitgeber darf dem Außen-
dienstmitarbeiter für Di. die volle Pauschale
in Höhe von 24 € und für Mo. und Mi. jeweils
12 € steuerfrei ersetzen. Sollte der Arbeitgeber
keine oder nur geringere Verpflegungsmehrauf-
wendungen vergüten, so kann der Arbeitneh-
mer die Differenz zum Maximalbetrag in seiner
persönlichen Einkommensteuererklärung als
Werbungskosten in Abzug bringen.
Diese Neuregelung ist insb. vorteilhaft für Außen-
dienstler (Kundendienstmonteure, Handelsver-
treter, Bau- und Montagearbeiter, Pflegekräfte im
häuslichen Pflegedienst), da diese ab 2014 wegen
der regelmäßig länger als 8-stündigen Abwesen-
heit eine doppelt so hohe Verpflegungspauschale
steuerfrei erhalten können wie ein Jahr zuvor.
Wi l l i S . Hube r
Diplom-Kaufmann Univ.
Steuerberater
Vereidigter Buchprüfer
ws.huber@hecht-friedemann.de
REISEKOSTENREFORM 2014
Teil II – Neuerungen bei den Verpflegungspauschalen sowie bei
der doppelten Haushaltsführung
VERPFLEGUNGSPAUSCHALE / DOPPELTE HAUSHALTSFÜHRUNG
REISEKOSTENREFORM 2014 - TEIL 2