Die digitale Betriebsprüfung

Mit Einführung der digitalen Betriebsprüfung zum Veranlagungszeitraum 2002 hat die deutsche Finanzverwaltung ihre Prüfer zur Durchführung der Steuerprüfung mit der Prüfsoftware IDEAausgestattet. Heutzutage ist praktisch jede Betriebsprüfung digital.Die Rechtsgrundlagen zur digitalen Betriebsprüfung finden sich in den §§ 146 und 147 der Abgabenordnung. Dadurch wurde der Finanzverwaltung ab dem 01.01.2002 das Recht eingeräumt, die steuerrelevanten Daten von Unternehmen im Rahmen einer Betriebsprüfung auch in digitaler Form anzufordern. Präzisiert werden die Vorschriften durch die GoBD, die seit Januar 2015 die GDPdU und die GoBS ersetzen.

Der Betriebsprüfer hat drei Zugriffsarten für die Prüfung von Unternehmen zur Auswahl:

• Z1: Unmittelbarer Datenzugriff (Nur-Lesezugriff auf das EDV-System des geprüften Unternehmens)
• Z2: Mittelbarer Datenzugriff (maschinelle Auswertung mit den im DV-System vorhandenen Auswertungsmöglichkeiten nach Vorgaben des Prüfers)
• Z3: Datenträgerüberlassung (Überlassung aller gespeicherter Unterlagen sowie Aufzeichnungen aller zur Auswertung der Daten notwendigen Informationen auf einem geeigneten Datenträger – etwa CD-ROM oder DVD)

Diese Zugriffsarten können kumulativ verwendet werden. Wobei die derzeitig wohl gängigste Zugriffsart die Datenträgerüberlassung Z3 ist.

Der digitalen Betriebsprüfung unterliegen erwartungsgemäß nachfolgende Daten:

• Finanzbuchhaltung
• Anlagenbuchhaltung
• Lohnbuchhaltung
• Kosten- und Leistungsrechnung, soweit für die Bewertung / Bilanzansätze relevant

Darüber hinaus darf der Betriebsprüfer auch Daten einsehen, welche steuerlich „relevant“ sind. Hierzu gehören insbesondere:

• Warenwirtschaftssysteme
• Kassensysteme
• elektronische Zeiterfassungssysteme
• Geschäftsbriefe und andere steuerlich relevante Daten und Informationen welche perE-Mail versendet wurden

Gerade bei E-Mails ist zu prüfen, ob Sie steuerlich relevante Inhalte enthalten. Handelt es sich um geschäftliche Korrespondenz, interne Aufzeichnungen mit Buchungs- oder Belegcharakter oder um sonstige Unterlagen, welche die geschäftlichen Betätigungen eines Unternehmens begleiten, so besteht eine Aufbewahrungspflicht von sechs bzw. zehn Jahren.

Die Nutzung einer modernen IT für die Buchhaltung ist mittlerweile Standard. Nur damit können die gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden. Die elektronische Archivierung (Datensicherung) digitaler Belege wie Ein- und Ausgangsrechnungen, Geschäftsbriefe etc. muss gewährleistet sein.

Das Finanzamt hat in der Betriebsprüfung ein Recht auf den Zugriff dieser Daten und wird dieses in Zukunft immer häufiger einfordern. Nur die Buchhaltung, die aktiv an der weiteren Digitalisierung teilnimmt, wird in Zukunft den wachsenden Ansprüchen der Finanzverwaltung gerecht. Eine Blockade dieses Weges ist nicht sinnvoll.

Besser ist es, die Digitalisierung an sich auch für die eigenen Vorteile zu nutzen. Wir beraten und begleiten Sie dabei von Anfang an!