Digitalisierung der Lohnabrechnung

Die Lohnbuchhaltung stellt in der Regel einen besonders sensiblen Bereich des Unternehmens dar und sollte daher nur von Experten mit dem entsprechenden Fachwissen bearbeitet werden. Durch die Nutzung digitaler Lohnprozesse wird die Zusammenarbeit zwischen Unternehmer und Steuerberater, bei den vor- und nachgelagerten Tätigkeiten der Lohn- und Gehaltsabrechnungen, deutlich vereinfacht.

Sie nutzen eine alte Stempeluhr, erfassen die Arbeitszeiten in Excel oder auf einem Zettel? Und am Ende des Monats faxen Sie die Stunden an Ihren Steuerberater oder schicken diese per Mail? Dann sollten Sie auf eine digitale Zeiterfassung umsteigen. Denn die Arbeitszeiten sollten dort erfasst werden, wo sie anfallen. Egal ob im Büro, im Homeoffice oder auf der Baustelle. Bequem per Smartphone- oder Tablet-App, Notebook oder Cloud. Des Weiteren beinhalten fast alle modernen Zeiterfassungssysteme eine Urlaubs- und Personaleinsatzplaner sowie die Möglichkeit Zeiten Projektbezogen zu erfassen.

Moderne Zeiterfassungssysteme ermöglichen es, die erfassten Daten per Schnittstelle an den Steuerberater weiterzuleiten. Das ganze ohne manuellen zusätzlichen Aufwand.

Nach dem Urteil des Europäischen Gerichtshofes (EuGH) wird das korrekte Erfassen der Arbeitszeiten künftig nicht nur notwendig, sondern für Unternehmen innerhalb der EU zur Pflicht werden. Aber warum warten? Die digitale Zeiterfassung dient als Basis für eine korrekte Lohnabrechnung und alle Prozesse rund um die Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter.

Einige Ihrer Mitarbeiter sind im Außendienst und bringen Ihnen monatliche Spesenabrechnungen? Das Ganze natürlich in Papier?! Gerne auch mal mit Rechenfehlern?! Dann sollten Sie auf die Möglichkeiten digitalen Reisekostenabrechnungen zurückgreifen. Mobile Apps berechnen Ihnen automatisiert die jeweils gültigen Verpflegungspauschalen im In- und Ausland. Egal ob Bewirtungs- und Übernachtungsbeleg, Kilometererfassung oder Taxiquittung. Die Belege werden mittels einer mobilen App fotografiert und können danach bequem erfasst werden. Im Anschluss können die Daten an den Steuerberater per Schnittstelle übertragen und in der Lohnabrechnung berücksichtigt werden

Die digitale Personalakte ist das zentrale Archiv aller Personaldokumente. Lagerten Unternehmen bislang die Papierakten in Dutzenden Aktenschränken, lassen sich nun sämtliche Personaldokumente in digitaler Form zentral speichern und verwalten. Nicht mehr benötigte Papierdokumente können ausgelagert werden.

In die digitale Personalakte gehören natürlich sämtliche Dokumente, welche Unternehmen auch in die traditionelle Personalakte aufgenommen haben. Dazu zählen im Allgemeinen alle Daten, die für das Arbeitsverhältnis relevant sind. Von den Bewerbungsunterlagen, dem Arbeitsvertrag, betriebliche Altersvorsorge usw. bis hin zum Arbeitszeugnis, werden alle Unterlagen revisionssicher z.B. in einer Cloud (DATEV Unternehmen online) archiviert.

Sowohl der Unternehmer als auch der Steuerberater haben jederzeit Zugriff auf die Dokumente. Sensible Lohnunterlagen verlassen somit nicht mehr das Haus oder werden unverschlüsselt per Mail versendet.

Dem Unternehmer werden die gewünschten Lohnauswertungen wie z.B. die Lohnabrechnung, Beitragsnachweise oder die Personalkostenübersicht bequem über eine Cloud bereitgestellt. Die Daten stehen Ihnen jederzeit von überall aus zur Verfügung. Kein sortieren, abheften und verteilen der Lohnabrechnungen mehr.

Dem Arbeitnehmer werden die Lohnabrechnungen, die Sozialversicherungsnachweise sowie die Lohnsteuerbescheinigung digital über eine Cloud (DATEV Arbeitnehmer Online) bereitgestellt. Die Anmeldung erfolgt sicher z.B. über den digitalen Personalausweis oder eine 2-Faktor Authentifizierung. Der Arbeitnehmer kann sich seine Lohnabrechnungen jederzeit ausdrucken oder diese als PDF auf seinem Computer speichern.

Gehen Sie gemeinsam mit Ihren Mitarbeitern einen weiteren Schritt in Richtung Digitalisierung und positionieren Sie sich als zukunftsorientierter Arbeitgeber. Wir beraten und begleiten Sie dabei von Anfang an!