Digitales Kassensystem vs. Registrierkasse

Die Registrierkasse wurde 1879 vom US-amerikanischen Kaufmann James Ritty zum Patent angemeldet. Ritty besaß in Dayton Ohio, USA, ein Ladenlokal. Durch den Einsatz der Registrierkasse wollte er den Diebstahl durch sein Personal verhindern. Er verband die Geldschublade mit einem Signalton. Öffnete also jemand die Schublade erklang das für die Registrierkasse typische Klingelgeräusch.

Das typische Klingeln der Registrierkassen verstummt langsam, aber sicher. Stattdessen registrieren die modernen Geräte jede Kassenöffnung digital. Sie erfassen nicht nur alle Verkäufe, sondern berechnen auch die Umsatzsteuer und weisen diese auf dem Kassenbon aus. Der Rückgabebetrag wird ebenfalls automatisch berechnet, so dass weniger Unstimmigkeiten bei der Herausgabe des Wechselgeldes entstehen. Sie erstellten den Tagesabschluss, sog. Z-Bon sowie Monatsabschlüsse. Die Datensicherung bei elektronischen Registrierkassen erfolgt durch den Einsatz von SD-Karten.

Bisher gibt es in Deutschland noch keine Verpflichtung zur Nutzung einer Registrierkasse. Das bedeutet, dass offene Ladenkassen hierzulande weiterhin verwendet werden dürfen. Allerdings unterliegt auch die offene Ladenkasse den sog. GoBDs und ist an einige Voraussetzungen geknüpft und aus unserer Sicht nicht mehr zu empfehlen.

Eine Registrierkasse ist im Gegensatz zu einem digitalen Kassensystem nicht vernetzt und nur beschränkt einsetzbar. Mit einer Registrierkasse werden betriebliche Abläufe nicht oder nur teilweise zu unterstützen. Registrierkassen haben in der Regel keine Schnittstellen zum Beispiel zu Warenwirtschaftssystemen oder der Buchhaltungssoftware. Was folgt sind zeitaufwändige Doppelerfassungen.

Dies sieht man schon am bargeldlosen Zahlungsverkehr. Beim Einsatz von Registrierkassen wird der Zahlbetrag ein weiteres Mal im Kartengerät eingeben. Anschließen muss dieser Vorgang für die Buchhaltung manuell vorgemerkt werden. Diese manuellen Doppelerfassungen sind zeitaufwendig und fehleranfällig. Wird dazu im Hintergrund ein Warenwirtschaftssystem genutzt, muss hier der Warenausgang manuell erfolgen.

Ein digitales Kassensystem ist vergleichbar mit ihrem Smartphone. Mit dem Smartphone können sie „auch“ telefonieren. Mit einem digitalen Kassensystem können sie „auch“ kassieren. Es kann aber deutlich mehr. Digitale Kassensysteme verfügen über moderne Schnittstellen. Von der automatischen Anbindung an ein Warenwirtschaftssystem, über die Integration der Kassenbuchführung bis hin zur Zeiterfassung der Mitarbeiter ist vieles möglich.

Beim Einsatz eines Warenwirtschaftssystems führt jeder Verkauf automatisch zu einer Buchung im Warenlager. Die Tagesabschlüsse werden automatisch an die Buchhaltungssoftware übermittelt und können dem Steuerberater per Schnittstelle zur Verfügung gestellt werden. Der Kunde erhält einen Kassenbon mit einer genauen Artikel-Nummer, die den Verkauf nachvollziehbar machen. Kartengerät und Kasse sind synchronisiert. Bezahlt der Kunde mit EC oder Kreditkarte, registriert die Kasse dies als Zahlungsart. Die Bon-Ausgabepflicht lässt sich durch den E-Bon umweltfreundlich lösen.

Hinzu kommen Funktionen der Kundenbindung wie zum Bespiel der Gutscheinverwaltung oder wie bereits erwähnt die Anbindung von Zeiterfassungssystemen und Mitarbeiterverwaltung. Viele Kassen sind schon auf die Anforderungen von verschiedenen Branchen abgestimmt.

In der Gastronomie gibt es Funktionen wie Tischreservierung oder automatische Bestellaufnahme. Beim Friseur wird die Kundendatenbank integriert, welche von der Terminbuchung bis zur Strähnchenrezeptur der Stammkundin alles erfasst.

Seit Mitte Januar 2021 sind Investitionen in die Digitalisierung im Rahmen der Überbrückungshilfe III förderfähig. Darunter fallen die Kosten für Soft- und Hardware sowie Beratungsleistungen. Sollten sie Anspruch auf Überbrückungshilfe haben, nutzen sie diese Möglichkeit ihr Unternehmen zu modernisieren.

Mit einem modernen digitalen Kassensystem optimieren sie, durch den Einsatz von Schnittstellen und Zusatzfunktionen, die Prozesse in ihrem Unternehmen. Sie ersparen sich lästige Doppel- oder Dreifacherfassungen von Daten und Schützen sich vor Datenmanipulationen. Sie schaffen ein besseres Kundenerlebnis und steuern ihr Unternehmen anhand von Auswertungen und Statistiken.