Elektronische Rechnung

E-Rechnung wird zur Pflicht
Die elektronische Rechnungsstellung ist ab dem 27.11.2020 für öffentliche Aufträge auf Bundesebene verpflichtend. D.h. Unternehmer, welche Aufträge für die öffentliche Hand auf Bundesebene übernehmen, müssen ab dem 27.11.2020 alle Rechnungen > 1.000 € netto für öffentliche Aufträge zwingend elektronisch ausstellen und übermitteln. Eine Papierrechnung wird nicht mehr akzeptiert.

Die Bundesländer ziehen in den nächsten Jahren nach. Baden-Württemberg z.B. führt die Pflicht zur elektronischen Rechnungstellung ab dem 01.01.2022 ein. Die Betragsgrenze bis 1.000 € netto gilt hier z.B. nur übergangsweise bis zum 31.12.2025. Danach gibt es keine Ausnahmeregelung mehr.

Was ist eine elektronische Rechnung?
Unter einer elektronischen Rechnung kurz E-Rechnung verstehen wir in der Regel eine per E-Mail versendete Rechnung im pdf-Format. Dahinter steckt aber deutlich mehr als das. Im Sinne der E-Rechnungsverordnung ist eine Rechnung gemeint, die als Datensatz erstellt, übermittelt und empfangen wird. Der Datensatz muss einem europaweiten Standard hinsichtlich der Informationen die er enthält z.B. Leistungsempfänger, Rechnungsnummer, Umsatzsteuer etc., und der technologischen Formate, in denen er erstellt werden muss entsprechen. Eine gescannte und dann per Mail versendete Rechnung ist somit keine E-Rechnung.

Warum noch Papierrechnung?
Genaue diese Frage sollten Sie sich jetzt stellen! Es gibt nämlich keine guten Gründe mehr für eine Papierrechnung. „Die E-Rechnung hilft, Papierberge in deutschen Unternehmen und in der Verwaltung abzubauen. Und sie macht die Unternehmen wettbewerbsfähig und zukunftsfest. Eine Rechnung auf Papier ist nicht mehr zeitgemäß. Die Vorteile der E-Rechnung liegen auf der Hand: Die Rechnungsstellung und -verarbeitung werden einfacher und schneller, die Unternehmen sparen Portokosten und Personalressourcen und schonen vor allem die Umwelt, weil weniger Papier verbraucht wird und Transportwege wegfallen. Jedes aktuelle Rechnungsschreibungsprogram kann eine E-Rechnung erstellen.

XRechnung vs. ZUGFeRD
Die XRechnung bezeichnet den für die öffentliche Verwaltung in Deutschland geltende Standard. Bei der XRechnung handelt es sich um eine rein maschinenlesbare Datei im XML-Format. Sie enthält neben den umsatzsteuerlichen Pflichtangaben weitere Informationen, wie etwa die Lieferantennummer, eine Auftragskennnummer sowie insbesondere eine Leitweg-Identifikationsnummer. Die Leitweg-Identifikationsnummer ist im Rahmen des Steuerungsprojekts E-Rechnung entwickelt worden und ermöglicht eine Zuordnung der Rechnung zum zuständigen Bearbeiter beim Rechnungsempfänger.

ZUGFeRD wurde als Standardformat des Forums elektronischer Rechnungen Deutschland erarbeitet. Eine ZUGFeRD Rechnung kommt als gewöhnliche PDF Datei beim Empfänger an und ist auf den ersten Blick für den Menschen nicht als E-Rechnung zu erkennen. In diese PDF ist die XML-Datei eingebettet. Bei dieser Kombination spricht man von hybriden Rechnungen: Der Mensch kann die PDF lesen, ein Programm die XML-Datei. Diese Form der elektronischen Rechnung erleichtert insbesondere kleinen und mittleren Unternehmen die Anwendung der elektronischen Rechnung.

ZUGFeRD und XRechnung stehen gleichberechtigt nebeneinander. Es bleibt den Nutzern überlassen, welches Format sie verwenden wollen. Die Verwaltung akzeptiert beide Formate.

Wussten Sie schon…?
….dass in Italien seit dem 01.01.2019 die E-Rechnung bereits zwischen Unternehmern (sog. B2B) verpflichtend ist? Das unsere Nachbarn in Frankreich auch die weichen für die E-Rechnungspflicht bis spätestens Ende 2024 gestellt haben? Bis dahin müssen B2B-Rechnungen in elektronischer Form erstellt werden, und – was noch wichtiger ist – die Rechnungsdaten müssen der Verwaltung zur zeitnahen Umsatzsteuerüberwachung und verbesserten Umsatzsteuerkontrolle vorgelegt werden. In Deutschland gibt es noch kein genaues Datum, wann E-Rechnung bei B2B-Rechnung verpflichtend wird. Aber eins ist sicher, es geht nicht mehr darum „ob“ es kommt, sondern nur „wann“.

Die E-Rechnungspflicht kommt, nutzen Sie heute schon die Vorteile!