Umsetzung von Prozessen

Das Thema Digitalisierung und Prozessoptimierung sowie die „digitale Transformation“ sind derzeit allgegenwärtig. Die Auswirkungen auf die Strategien, Geschäftsmodelle und Prozesse im Unternehmen sind so umfassend, dass diese zu grundlegenden Veränderungen führen. Um diese Auswirkungen im Unternehmen nutzen zu können, müssen die Prozesse im Betrieb hinterfragt werden, und es muss der Wille vorhanden sein, diese Vorgänge zur verstehen und sie zu verändern. Unternehmen müssen sich in vielen Fällen digital neu aufstellen.

Viele Unternehmen sind mit den Angeboten für die Umsetzung am Markt schlichtweg überfordert. Ein weiterer Hinderungsgrund für die Unternehmen sind die für den unternehmerischen Verwandlungsprozess zu erwartenden hohen Investitionen. Es entstehen hier Kosten für Soft- und Hardware sowie die Schulung der Mitarbeiter, die oft gescheut werden, obwohl es Möglichkeiten öffentlicher Förderungen gibt.

Gerade in kleinen und mittleren Unternehmen besteht großes Potenzial, die Prozesse zu optimieren und durch das Verwerfen von alten Strukturen neue Workflows einzuführen.

Damit der Unternehmer ein bestimmtes Ergebnis erreichen kann, muss er zunächst wissen, wo er steht. Durch eine Ist-Aufnahme kann der Unternehmer in Bereichen mit vielen Vorgängen, wie etwa die Buchhaltung die Prozesse darstellen. Hier geht mit der Suche nach Dokumenten sehr viel Zeit verloren. Dies verschlechtert die Produktivität und führt bei den beteiligten Personen zu Verstimmungen. Ein gutes Beispiel ist hier der Rechnungseingang da dieser in jedem Unternehmen vorkommt und in der Regel mehrere Personen mit einem Dokument beschäftigt sind.

In vielen Unternehmen so haben wir bei der Analyse dieses Prozesses festgestellt, wird ein einzelner Beleg in der Regel mindestens acht Mal in die Hand genommen und es werden von diesem Beleg in vielen Fällen noch unzählige Kopien im Unternehmen erstellt werden. Dieser Prozess ist nur ein Beispiel dafür, wie ein digitaler Workflow helfen kann, die Abläufe im Unternehmen zu beschleunigen und die Effektivität zu steigern.

Um die Beschleunigung und Effektivität zu erreichen, müssen die betroffenen Mitarbeiter die projektrelevanten Unterstützungsprozessen erfassen und visualisieren. Hierbei sind neben den Dokumenten auch die eingesetzten Tools einzubeziehen. Die Ergebnisse dieser Visualisierung müssen durch den Unternehmer und den beteiligten Mitarbeitern besprochen werden und hieraus eine optimale auf das Unternehmen zugeschnittene Lösung erarbeitet werden.

Für uns als Steuerberater sind die Veränderungen in der kaufmännischen Organisation der Unternehmer am besten zu greifen. Diese Veränderungen können wir mit Ihnen auf der Basis einer intensiven Zusammenarbeit erarbeiten.

Besser ist es, die Digitalisierung an sich auch für die eigenen Vorteile zu nutzen. Wir beraten und begleiten Sie dabei von Anfang an.